After Action Review (AAR) to krótkie, trwające pół godziny lub mniej spotkanie zespołu po tym, jak coś poszło inaczej, niż miało pójść. Inaczej – czasem lepiej, czasem gorzej; inaczej.
Takie zdarzenie może zawierać w sobie lekcję, która jest ważna dla kolejnych działań – zespołu czy organizacji.
Dlatego trzeba się przy nim zatrzymać i dojść do przyczyny – dlaczego tak się stało.
Cały proces można podsumować w kilku punktach:
- coś się wydarzyło;
- zatrzymujemy się;
- analizujemy;
- wyciągamy wnioski;
- działamy.
Struktura spotkania AAR jest mocno sformalizowana. Zaraz po wydarzeniu zespół spotyka się i dyskutuje kolejno 5 punktów. Dyskusja zawsze dotyczy tylko jednego pytania jednocześnie.
Po kolei, jedno po drugim.
Pytanie nr 1: Jakie były początkowe założenia?
To pytanie o to, jakie były oczekiwania przed rozpoczęciem. czego się spodziewano? Wbrew pozorom nie zawsze jest to oczywiste i jasne dla wszystkich. Spotkanie rozpoczyna się więc od przypomnienia szczegółów – jakie były cele, jaki plan czasowy, kto był zaangażowany, jakie były założone wskaźniki, jakie produkty miały powstać itd. Dyskusja pomaga ustalić rzeczywisty punkt odniesienia.
Pytanie nr 2: Co się w rzeczywistości wydarzyło?
Drugi krok to ustalenie tego, co naprawdę zaszło. Szukamy faktów, nie osobistych wrażeń. Fakty muszą być obiektywne – co zarejestrowałaby kamera, gdyby była na miejscu zdarzenia? Nie ma też miejsca na szukanie winnych i bohaterów. Spotkanie jest po to, aby zidentyfikować potencjał dla poprawy procesów organizacyjnych, a nie rozdawać ordery o nagany.
Pytanie nr 3: Dlaczego była różnica?
Krok trzeci – dlaczego? Coś było planowane, a wyszło inaczej. Trzeba dotrzeć do przyczyny tego, co się wydarzyło. Nie zawsze przyczyna, która jest widoczna na pierwszy rzut oka jest prawdziwa. Czasem trzeba kopać głęboko, żeby zidentyfikować powód, dlaczego coś poszło tak, a nie inaczej (5 Why?). Na tym etapie spotkania dobry facylitator jest bardzo użyteczny, bo – stojąc z boku – pomaga dotrzeć do dna.
Pytanie nr 4: Czego się nauczyliśmy i jakie są nasze rekomendacje?
Zespół przeprowadza analizę: „Co wiemy teraz, czego nie wiedzieliśmy przedtem?”, „Gdybyśmy mieli przed rozpoczęciem tę wiedzę, co obecnie, to co mogliśmy zrobić lepiej?”, „Co zamierzamy zmienić w podobnych sytuacjach w przyszłości?”. Na koniec zespół rekomenduje działania na przyszłość: „Jakie są nasze rady dla przyszłych projektów w oparciu o nasze obecne doświadczenie?”
Pytanie nr 5: Co z tym zrobimy?
Następnym i ostatnim już krokiem AAR jest wprowadzenie rekomendacji w życie. Działanie może być po stronie zespołu, albo na zewnątrz. Trudno nazwać ten krok kluczowym, bo wszystkie są równie ważne, ale fakt faktem – bez działania, nie będzie zmiany
Jak prowadzić spotkanie AAR?
Jak prowadzić spotkanie After Action Review, żeby było skuteczne?
Co robić, a czego nie robić? Poniższa lista może być pomocna:
- Celem AAR jest rozwiązanie problemu.
- Nie jest celem AAR ocena wydarzenia i uczestników. Nic nie zabija AAR szybciej niż próba oceny – formalna czy nieformalna.
- AAR powinno być przeprowadzone natychmiast po zdarzeniu. Czas buduje interpretacje, a w AAR liczą się fakty.
- W spotkaniu powinni wziąć udział wszyscy, którzy byli zaangażowani w to wydarzenie.
- W spotkaniu nie powinny brać udziału osoby zewnętrzne, które nie były związane z wydarzeniem.
- W trakcie spotkania nie ma hierarchii – wszyscy są na równych prawach i opinia każdego jest równie ważna.
- Uprzedzenia i z góry wytworzone opinie powinny być zostawione za drzwiami.
- Różnice zdań niosą możliwość uzyskania nowego rozwiązania.
- Nie można ukrywać błędów. Nie można ukrywać żadnych informacji, nawet jeśli uważamy je za nasz błąd. AAR szuka rozwiązania problemu, a nie ocenia.
- Szukać należy istotnych elementów, a nie nieistotnych szczegółów.
- Lepsza jest jedna ważna rekomendacja, niż wiele nieistotnych.
- Nie należy spieszyć się do rozwiązania.
- Spotkanie powinno być prowadzone przez facylitatora, osobę obiektywną i nie zaangażowaną w problem.
PS. 1 Czytaj też: Jaki proces Zarządzania Wiedzą zastosować?
PS. 2 AAR znakomicie się sprawdza nie tylko w działaniach organizacyjnych, ale też w całkiem prywatnych. Jak będzie lepiej?
Coś się wydarzyło – czas na zastanowienie – reakcja?
Coś się wydarzyło – reakcja – i dopiero teraz myślimy?
Coś się wydarzyło – reakcja – zapominamy?
