Fundamenty Zarządzania Wiedzą...

Zarządzanie Wiedzą organizacji to układanka obejmująca wiele elementów.
Trzeba uwzględnić w tej układance ludzi, procesy, technologię, kulturę organizacyjną.
Trzeba uwzględnić wiedzę niejawną (tacit), która znajduje się w głowach ludzi i której nie można przejąć, bo nie poddaje się kodyfikacji. Jak również trzeba wziąć pod uwagę wiedzę skodyfikowaną (jawną, explicit).
Z tych elementów trzeba ułożyć System Zarządzania Wiedzą (KM Framework), indywidualnie dla każdej organizacji. Poniżej parę informacji o tych elementach, z których jest budowany Framework.



Zarządzanie Wiedzą  jest o tym, jak wielokrotnie wykorzystywać wiedzę, która już jest w organizacji, aby poprawić wyniki biznesowe.
Jak?

Wyobraź sobie…
Jesteś kierownikiem projektu.
Jaki to projekt? A to akurat nie jest tu ważne. Projekt, jak projekt. Ma swoje cele, swój budżet, harmonogram, zespół projektowy, wskaźniki do osiągnięcia, produkty do wytworzenia.
I mnóstwo problemów przed sobą. Trzeba będzie je rozwiązywać po drodze.

Czytaj dalej…

W każdej firmie mamy zadania, których koszt jest istotny, a które są wykonywane wielokrotnie, przez różnych ludzi i w różnych miejscach organizacji. To mogą być duże zadania, które pojawiają się raz na jakiś czas, jak wejście na nowy rynek zbytu czy połączenie dwóch firm. Mogą to też być zadania mniejsze, ale za to występujące częściej, jak powiedzmy wprowadzenie nowego produktu. Czy można systemowo zmniejszyć koszt takich zadań – zadań powtarzalnych?

Czytaj dalej…

System Zarządzania Wiedzą (KM Framework) to zaprojektowany układ Ról (ludzi z przypisaną odpowiedzialnością za wiedzę), procesów wymiany wiedzy, technologii i nadzór kadry zarządzającej (Governance).

Dla każdej ścieżki transferu wiedzy (komunikacja, przechwytywanie, synteza, upowszechnianie) muszą być jednoznacznie określone powyższe elementy. Razem elementy Systemu Zarządzania Wiedzą tworzą macierz. Czytaj dalej…

Wiedza w organizacji może być udokumentowana i nie. Wiedza udokumentowana to wiedza, która jest zapisana w postaci papierowej, cyfrowej, audio, video etc. Ta wiedza to wiedza explicit organizacji. To mogą być na przykład: Wskazówki; Listy kontrolne; Poradniki; Instrukcje; FAQ; Procedury; Materiały szkoleniowe etc.

Ale uwaga: Nie każdy dokument z informacją jest wiedzą.
Czytaj dalej…

System Zarządzania Wiedzą to indywidualnie krojona kapota. Nie ma jednego rozwiązania, pasującego do wszystkich. Nie da się kupić systemu Zarządzania Wiedzą „z półki”. Każda firma ma swoje procesy, swoją technologię, swoich pracowników i wreszcie swoją kulturę organizacyjną. Paradoksem jest więc może, że w choć system jest zawsze indywidualny, to problemy z przepływem wiedzy w organizacjach są często typowe.
Czytaj dalej …

Wykorzystywanie Najlepszych Praktyk to metoda na polepszenie wyników i doskonalenie organizacji. Jest na to wiele przykładów. Jeśli organizacja potrafi wykorzystywać swoje doświadczenia, swoje praktyki i wykonywać zadania za każdym razem lepiej i lepiej, jeśli nie powtarza starych błędów i jeśli idzie w ślad za dobrymi pomysłami (czytaj praktykami), to jest to droga do stałej poprawy.

Ale jest i druga strona tego medalu. Stosowanie Najlepszych Praktyk może być też destrukcyjne i przynosić efekty odwrotne do zamierzonych. Może tak być, że Najlepsza Praktyka staje się alibi dla braku rozwoju, dla nie-uczenia się, że zabija kreatywność i innowacyjność. Ludzie w firmie mogą działać zgodnie z praktyką nieefektywną, przestarzałą i z pewnością nie-najlepszą. I z całym szacunkiem dla wszystkich ludzi pracy może stać się to wygodnym narzędziem samousprawiedliwienia „działałem przecież zgodnie z najlepszą praktyką”.
Czytaj dalej …

#Rose_cienWeźmy na przykład zamówienia publiczne. Każdy przetarg, oprócz tego, że jest wygrany albo przegrany, niesie nowe doświadczenia. Nowe doświadczenia to nowa wiedza. Co się z tą wiedzą dzieje? Pozostaje zamknięta w ramach tego jednego zespołu, czy staje się ogólnodostępna?
(Tak tylko pytam – ile średnio wart jest jeden wygrany przetarg? a ile kosztuje przegrany przetarg?)

Albo weźmy na przykład wiedzę o produkcie firmy. Albo o jej usługach. No to jest coś, z czego wprost są pieniądze, dlatego ta wiedza wręcz musi być zawsze aktualna, zawsze wysokiej jakości i zawsze dostępna dla wszystkich, którzy jej potrzebują. Ktoś musi o nią dbać.

Tak być powinno, a czy zawsze tak jest?
Taka sytuacja mi się przypomniała:
Czytaj dalej …

#OldBoyNet“W jaki sposób możesz znaleźć w firmie wiedzę, której potrzebujesz?”
„Zwyczajnie, biorę telefon i dzwonię. Po prostu pytam.”
„A skąd wiesz kogo pytać?”
„My się wszyscy dobrze znamy, pracujemy razem od lat.”
„A nowi ludzie – skąd oni mogą się dowiedzieć do kogo zadzwonić? Albo Twoi koledzy z tej drugiej firmy, z którą się połączyliście? Jak oni mogą odszukać odpowiednich ludzi w całej firmie?”
Więcej…

200x200_FrameworkDobrą analogią dla systemu Zarządzania Wiedzą jest system zarządzania finansami firmy. W każdej firmie z pewnością:

  • są jasno ustalone Role i odpowiedzialność za finanse – są księgowi, dysponenci części budżetu (na przykład kierownicy projektów), audytorzy.
  • są jasno określone Procesy – budżetowanie, śledzenie kosztów, raportowanie. Każdy, kogo praca niesie odpowiedzialność finansową, wie w jaki sposób ma postępować z powierzonymi środkami finansowymi.
  • Technologia – niezależnie od tego, czy system jest prosty czy skomplikowany, każdy w firmie wie, jaka jest technologia i jak z tej technologii korzystać.
  • każdy tez wie jakie są oczekiwania kierownictwa.

Takie same zasady mają zastosowanie przy Zarządzaniu Wiedzą.

Czytaj dalej …

Zadania Facylitatora wychodzą wprost z definicji Community of Practice, która zasadniczo jest po to, żeby zadawać pytania i otrzymywać odpowiedzi.
Rolą Facylitatora jest zadbać o takie środowisko, żeby ta podstawowa funkcja mogła być spełniona. Powinien:

  • Pilnować, aby pytania dostawały odpowiedzi. Na przykład dzwoniąc do ludzi, mówiąc: Słuchaj, to ważne pytanie, zaloguj się proszę i odpowiedz.
    Czytaj dalej …

KMandValue3NNWiedza może kryć się w głowach poszczególnych ludzi, ale może też być własnością grupy. Community of Practice (CoP) tworzą ludzie, którzy zajmują się takimi samymi problemami. Duże organizacje mają czasem wiele różnych CoP.
Community jest po to, żeby ludzie mogli zadawać pytania i otrzymywać odpowiedzi. Żeby ktoś im pomógł rozwiązać problem.
Czytaj dalej…

Jaką rolę ma Technologia w Zarządzaniu Wiedzą? Czy wystarczy zakupić odpowiednio rozbudowany system informatyczny, który będzie gromadził informacje i dane w różnych formatach, dodać do tego dobry system wyszukiwania, żeby wiedza przepływała swobodnie i docierała tam, gdzie powinna? Niestety nie. Zarządzanie Wiedzą to znacznie więcej niż Technologia. Technologia to jedynie część systemu.
Czytaj dalej…