Jaką wartość może wnieść Zarządzanie Wiedzą do organizacji?
Dużą. Ale tylko wtedy, kiedy jest poparcie Kadry Zarządzającej.
I jeśli dali zielone światło do wdrożenia.
Bez poparcia Kadry Zarządzającej jest duża szansa na to, że wszystko się rozpłynie.
Teksty w tym dziale próbują pokazać, jaka jest wartość biznesowa Zarządzania Wiedzą.
Spoglądamy z perspektywy Governance.
Od czego zacząć? Może od infografiki: Wartość Zarządzania Wiedzą w obrazkach
Ludzie w organizacji mają zadania.
Od tego jak je wykonają zależą ich osobiste wyniki, potem wyniki zespołu do którego należą, wyniki działu, oddziału, pionu. Na koniec to wszystko poskłada się w biznesowe wyniki całej organizacji.
Pracownik w organizacji wykonując powierzone mu zadania buduje swoją wiedzę. To na razie jego wiedza osobista. Wiedzą organizacji stanie się dopiero wtedy, kiedy zostanie odpowiednio zagospodarowana. Jeśli nie, to będzie do dyspozycji organizacji tylko do momentu, do kiedy pracownik pozostaje członkiem tej organizacji, a i to z ograniczeniami.
Ot i kłopot, bo wiedza jest zasobem, który wprost wpływa na wyniki. Im większa wiedza, tym lepsze decyzje. Im lepsze decyzje, tym lepsze wyniki.
Tak człowieka, jak i organizacji.
I właśnie o te wyniki chodzi…
Każdego dnia w trakcie pracy są wytwarzane nowe dane. Te dane to strategiczne zasoby firmy. Jak je zamienić na wartość biznesową? Czy wystarczy je zapisać w zasobach? Informatyk może powie, że tak. Ja powiem, że nie. Nie wystarczy skrupulatnie rejestrować dane; trzeba jeszcze umieć z nich skorzystać.
Zobacz infografikę…Zarządzanie Wiedzą to wielowymiarowy projekt, który przekracza granice różnych dziedzin.
Technologia, zarządzanie ludźmi, biznes, psychologia, zarządzanie projektami, finanse i jeszcze więcej…
Aby w pełni zrozumieć ideę Zarządzania Wiedzą trzeba zadać wiele pytań. Pytania tną KM w różnych płaszczyznach, z których każda odsłania inną twarz tej fascynującej dziedziny. Ja znalazłam 6 interesujących odsłon.
W każdej firmie są zadania, które są wykonywane wielokrotnie, przez różnych ludzi i w różnych miejscach organizacji. Ponieważ są powtarzalne, to ich koszt może wpływać znacząco na wyniki firmy. To mogą być duże zadania, które pojawiają się raz na jakiś czas, jak wejście na nowy rynek zbytu czy połączenie dwóch firm. Mogą to też być zadania mniejsze, ale za to występujące częściej, jak powiedzmy wprowadzenie nowego produktu.
Czy można systemowo zmniejszyć koszt takich zadań – zadań powtarzalnych?
Ależ tak, można.
W koszcie zadania, oprócz innych składowych, jest też wiedza pracownika, który je wykonuje. Im więcej pracownik wie, tym lepiej zadanie jest wykonane, tym mniej błędów popełnia i tym mniej czasu musi na nie poświęcić i tym lepsze decyzje podejmuje. A to przekłada się na koszty zadania.
Tek koszt składa się z dwóch składowych – koszt, można powiedzieć, technologiczny (przy najlepszych układach nie da się taniej) plus extra koszt wynikający z braku wiedzy czy też doświadczenia wykonawcy.
Norma ISO 30401:2018 Systemy Zarządzania Wiedzą jest zbudowana na ośmiu twardych zasadach.
Te zasady są bardzo zdroworozsądkowe i łatwe do przyjęcia. Nie ma w nich nic, co nie byłoby oczywiste, jak na przykład to, że wiedza ma przynosić organizacji korzyść i ta korzyść ma być jak największa.
To oczywiste, prawda? Tak, ale na wszelki wypadek zostało zapisane jako Zasady 2 i 3.
Inne zasady mówią z kolei o tym, jaka jest natura wiedzy, otoczenie wiedzy, kultura, metody wdrożenia…
No to zobaczmy po kolei te punkty.
Norma ISO 30401:2018, opublikowana w listopadzie 2018, to pierwszy na świecie międzynarodowy standard Zarządzania Wiedzą.
Standard jest przeznaczony dla wszystkich organizacji, tych małych i tych dużych, dla organizacji z różnych sektorów, dla tych, które mają wdrożony system Zarządzania Wiedzą i dla tych, które dopiero myślą o tym, a nawet dla tych, które skupione na dniu codziennym w ogóle nie zaprzątają sobie głowy wiedzą.
Ale w każdym z tych przypadków ISO 30401:2018 może wnieść nową wartość.
Wiedza projektowa to wiedza, która pojawia się projekcie.
Jest niezbędna do realizacji projektu.
Ale wiedza może też powstawać w wyniku jego realizacji.
Wiedza organizacji to wiedza, która już w organizacji jest, a która pochodzi z poprzednich projektów albo została wcześniej dostarczona z zewnątrz.
Częściowo te obszary nakładają się.
To, czego oczekuje od pracowników kadra zarządzająca jest kluczowe dla rezultatów firmy.
Dlatego w strukturze Zarządzania Wiedzą (Framework) znalazł się parametr Governance. Bez niego są nikłe szanse na sukces.
Samo słowo „Governance” można przetłumaczyć jako „rządzenie, zarządzanie, ład, nadzór …”.
W kontekście Zarządzania Wiedzą, Governance jest działaniem, które ustala w organizacji pewne obowiązujące wzorce postępowania. Bardziej rządzenie, niż zarządzanie i bardziej nadzór niż ład.
To jednoznaczny przekaz ze strony kierownictwa, jakie zachowania są zgodne z polityką firmy, a jakie nie.
Co się składa na Governance w Zarządzaniu Wiedzą? To trzy elementy:
Wiedza jest kluczowym zagadnieniem biznesowym, kiedy może mieć istotny wpływ na wyniki biznesowe. Na przykład w takich przypadkach:
Zarządzanie Wiedzą musi wspierać indywidualne potrzeby i cele organizacji, inaczej nie ma uzasadnienia dla wdrożenia.
Nie ma tutaj jednego, uniwersalnego podejścia, bo też każda organizacja jest inna.
Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie celów biznesowych. Po co to robimy?
To nie może być sztuka dla sztuki, to ma przynieść wymierne korzyści.
Ale jakie korzyści?
Co jest dla organizacji ważne? Najważniejsze?
Na czym należy się skoncentrować?
Jaka wiedza jest ważna? Najważniejsza?
I choć każda organizacja jest inna, to są cztery typowe obszary w których Zarządzanie Wiedzą wnosi dużą wartość:
Czytaj dalejWiedza to zasób, który pozwala podejmowanie skutecznych decyzji, który odpowiada na pytanie “jak zrobić”. Wiedza może być indywidualna człowieka, ale może też być zbiorowa lub organizacyjna.
Wiedza indywidualna to wiedza, którą człowiek ma w swojej głowie;
Wiedza zbiorowa to wiedza, którą posiada grupa (patrz Community of Practice).
A gdzie jest wiedza organizacyjna?
System Zarządzania Wiedzą to indywidualnie krojona kapota. Nie ma jednego rozwiązania, pasującego do wszystkich. Nie da się kupić systemu Zarządzania Wiedzą „z półki”. Każda firma ma swoje procesy, swoją technologię, swoich pracowników i wreszcie swoją kulturę organizacyjną. Paradoksem jest więc może, że w choć system jest zawsze indywidualny, to problemy z przepływem wiedzy w organizacjach są często typowe.
Czytaj dalej …
Powiedzmy, że w firmie są różne zespoły (lub ludzie), które realizują podobne zadania. Handlowcy, serwisanci, realizatorzy projektów itd.
Powiedzmy, że te zespoły są rozproszone. Może są w różnych lokalizacjach, może w różnych pionach. Silosach. I te zespoły nie kontaktują się ze sobą (silosy). Każdy ma swoje zadania i stara się wykonać je jak najlepiej.
Każdy zespół wypracowuje swoje metody, swoje własne praktyki. Działają niezależnie od siebie, więc choć zadania takie same, to efekty różne. Ktoś jest najlepszy, ktoś mniej dobry. Wyniki operacyjne też różne – jedne lepsze, drugie gorsze.
A co by było, gdyby wykorzystywali swoje najlepsze praktyki?
(Zobacz Jak Xerox obniżył koszty serwisu.)
Zarządzanie Wiedzą organizacji jest jak zarządzanie jej finansami. W każdej firmie z pewnością:
