Wiedza może kryć się w głowach poszczególnych ludzi, ale może też być własnością grupy. Community of Practice (CoP) tworzą ludzie, którzy zajmują się takimi samymi problemami. Duże organizacje mają czasem wiele różnych CoP.
Community jest po to, żeby ludzie mogli zadawać pytania i otrzymywać odpowiedzi. Żeby ktoś im pomógł rozwiązać problem.
Udział w Community jest dobrowolny. W Community doświadczenia pracowników stanowią wspólną własność. Community jest źródłem dobrych praktyk, przechwytywanych w czasie dyskusji jej członków. Te praktyki, rozpowszechniane w organizacji, doskonalą ją, poprawiają wyniki.
Community może mieć 10 członków, a może ich mieć kilka tysięcy. Doświadczenia jednak mówią, że małe CoP zamierają, a duże kwitną.
Dlaczego? Jeśli jest 10 członków Community, to szybko nauczą się siebie nawzajem. Jeśli jest ich 1000, to codziennie będą pojawiały się nowe problemy do rozwiązania.
Strategia uruchomienia Communities of Practice w różnych obszarach działalności organizacji i zintegrowania ich celów z celami biznesowymi organizacji powinna znaleźć się w Strategii KM.
Community of Practice trzeba pielęgnować. Szansa na to, że zostawiona sama sobie będzie dobrze funkcjonować jest mała i jest na to wiele przykładów. Ktoś ją musi animować i dbać o nią.
Role w Community of Practice
- Lider Community– odpowiada za to, że Community jest mechanizmem współdzielenia wiedzy. To osoba zaangażowana w rozwój Community i podtrzymywanie wewnętrznych procesów. Wybór odpowiedniego lidera jest kluczowy dla sukcesu Community.
- Sponsor– ktoś z kierownictwa wyższego szczebla. Kiedy ludzie wiedzą, że Community ma poparcie kierownictwa, bardziej się angażują, bo wiedzą, że ich działalność jest zgodna z polityką firmy. Bez wsparcia kierownictwa Community nabiera wymiaru prywatnego hobby.
- Facylitator – to on ustanawia styl Community, buduje jej tożsamość, zarządza relacjami i dyskusjami. Przede wszystkim podtrzymuje zaangażowanie członków.
Zadania Facylitatora wychodzą wprost z definicji Community of Practice, która to CoP zasadniczo jest po to, żeby zadawać pytania i otrzymywać odpowiedzi.
Rolą Facylitatora jest zadbać o takie środowisko, żeby ta podstawowa funkcja mogła być spełniona. Powinien:
- Pilnować, aby pytania dostawały odpowiedzi. Na przykład dzwoniąc do ludzi, mówiąc: Słuchaj, to ważne pytanie, zaloguj się proszę i odpowiedz.
- Doceniać ludzi, którzy dali naprawdę wartościową odpowiedź, wyrazić im uznanie, podziękować, że pomogli innym.
- Docenić ludzi, którzy zadali dobre pytanie. Na przykład dzwoniąc i mówiąc im to, czy wysyłając maila.
- Zadbać o to, aby ludzie, którzy udzielali odpowiedzi, wiedzieli jakie były dalsze losy problemu, na który odpowiadali. Każdy chce wiedzieć czy jego rada była przydatna, czy człowiek który ja otrzymał potrafił z niej skorzystać. Wtedy czuje, że jego udział w Community ma sens i ma znaczenie.
- Zadbać o to, aby ludzie nie czuli się anonimowi. Facylitator powinien witać nowych członków Community, zawierać znajomości, podtrzymywać je. Wtedy ludzie będą mieli poczucie przynależności
Community of Practice trzeba pielęgnować
Szansa na to, że zostawiona sama sobie będzie dobrze funkcjonować jest mała i jest na to wiele przykładów. Ktoś ją musi animować i dbać o nią. I tą osobą jest Facylitator. To kluczowa postać CoP. Jego głównym zadaniem jest sprawić, aby ludzie chętnie brali udział w pracach Community. Ponieważ CoP jest głównie po to, żeby zadawać pytania i otrzymywać odpowiedzi, to rolą Facylitatora jest stworzenie takiego środowiska, w którym ludzie nie mają oporów, żeby pytać, a z drugiej strony chętnie odpowiadają na pytania, co oznacza, że Facylitator:
- pilnuje, aby pytania dostawały odpowiedzi. Na przykład dzwoniąc do ludzi, mówiąc: Słuchaj, to ważne pytanie, zaloguj się proszę i odpowiedz.
- docenia ludzi, którzy dali wartościową odpowiedź i mówi im o tym.
- docenia ludzi, którzy zadali dobre pytanie. To pytanie, które zadałeś jest naprawdę ważne dla wielu osób.
- dba o to, aby ludzie wiedzieli jakie są losy problemu, w który się angażowali. Czy ktoś skorzystał z ich rady, czy była przydatna?
- zna członków Community, jest z nimi w kontakcie, tak aby nie czuli się anonimowi.
