Ostatecznym celem wdrożenia Zarządzania Wiedzą jest zbudowanie Struktury Zarządzania Wiedzą (KM Framework) zintegrowanej z innymi strukturami organizacyjnymi. Są różne metody na osiągnięcie tego stanu, ale doświadczenia różnych firm podpowiadają, że najlepszym podejściem jest wdrożenie oparte na Pilotażu. Składa się z 5 kolejnych kroków:
Krok 1. Strategia Zarządzania Wiedzą
Najpierw należy ustalić zakres działania – gdzie jesteśmy i dokąd chcemy dojść. (Wdrożenie Zarządzania Wiedzą w organizacji; jak je prowadzić krok po kroku)
Każda organizacja zarządza swoją wiedzą w jakiś sposób, mało organizacji ma kompletny system. Punkt początkowy określi Assessment – ocena bieżącego stanu Zarządzania Wiedzą, czyli diagnoza obecnego stanu Zarządzania Wiedzą w organizacji. Szukamy odpowiedzi na następujące pytania:
- Jaki jest bieżący stan Zarządzania Wiedzą w organizacji?
- Co funkcjonuje? Co nie funkcjonuje?
- Czy i na ile Zarządzanie Wiedzą jest rzeczywiście potrzebne tej organizacji?
Punkt docelowy wdrożenia i uzasadnienie dla niego określi Strategia Zarządzania Wiedzą. To kluczowy pakiet dokumentów, który powie:
- Dlaczego Zarządzanie Wiedzą jest ważne dla organizacji?
- Jakim celom biznesowym ma służyć Zarządzanie Wiedzą?
- Jaka jest wiedza krytyczna organizacji?
- Jakie są podstawowe zasady, które należy uwzględnić?
Propozycja dokumentów strategicznych musi być dyskutowana z kadrą zarządzającą. Po akceptacji Strategia staje się głównym dokumentem regulującym proces wdrożenia.
Krok 2. Projekt struktury Zarządzania Wiedzą (KM Framework)
Następny etap to projektowanie Struktury Zarządzania Wiedzą (KM Framework), czyli określenie, jakie są:
- Role i odpowiedzialności za wiedzę, wbudowane w struktury organizacyjne – kto i za co odpowiada w kontekście wiedzy organizacyjnej;
- Procesy wbudowane w przepływy pracy – w jaki sposób ludzie będą wymieniać wiedzę; Dzielenie się wiedzą ma być sposobem w jaki ludzie pracują, a nie opcją do wyboru.
- Technologia Zarządzania Wiedzą, zintegrowana z technologią organizacji – jakie narzędzia wymiany wiedzy ludzie maja do dyspozycji, jak mogą z nich korzsytać, czy wiedzą jak?
- Governance, czyli nadzór kierownictwa – oczekiwania, mierniki i raportowanie.
Testowanie zaprojektowanego systemu Zarządzania Wiedzą powinno być kontynuowane dotąd, aż wszystkie elementy zostaną sprawdzone praktycznie w kontekście konkretnej organizacji, strukturze organizacyjnej i kulturze.
Na etapie projektowania należy również opracować i rozpocząć stosowanie planu komunikacji. To ważne, jeśli ma nastąpić zmiana kultury. Równolegle z planem komunikacji, trzeba zrobić analizę interesariuszy. Musi być jednoznaczny obraz zwolenników i sceptyków, liderów, a także tych, którzy są potrzebni dla osiągnięcia sukcesu. Tę analizę trzeba wykorzystać do tego, aby pobudzić komunikację i utożsamić interesariuszy z celami. Wczesne historie sukcesu powinny być wbudowane w plan komunikacji tak szybko, jak to możliwe.
Krok 3. Pilotaż
Pilotaż jest testem całego Systemu robionym na małym obszarze firmy. Pozwala na weryfikację dopasowania do organizacji i konieczne modyfikacje. Zarządzanie Wiedzą w organizacji często ma tylko jedną szansę. Projekt pilotażowy powinien być więc wybrany bardzo rozważnie, najlepiej w ważnym obszarze biznesowym, jako metoda rozwiązania jednego lub więcej problemów. I przez cały czas trzeba zbierać dowody potwierdzające wartość Zarządzania Wiedzą dla tej organizacji.
Krok 4. Upowszechnienie
Kiedy Pilotaż się zakończy, zebrane zostaną dowody wartości Zarządzania Wiedzą, a cały system (role, procesy, technologia i Governance) będzie przetestowany i udoskonalony, wówczas należy go upowszechnić w całej organizacji.
Krok 5. Przekazanie
To ostatni etap. Skalowanie i upowszechnianie Systemu Zarządzanie Wiedzą (KM Framework) zostało zakończone. Nadchodzi czas, aby zespół wdrożeniowy ustąpił i przekazał zadania w ręce ludzi w organizacji. W tym momencie Zarządzanie Wiedzą jest już wbudowane w struktury organizacyjne, jest już sposobem, w jaki ludzie pracują. Zmieniła się kultura organizacyjna. Zadaniem organizacji jest teraz podtrzymywanie i monitorowanie działającego systemu.
