Powiedzmy, że jesteś Kierownikiem Projektu.
Powiedzmy, że projekt właśnie się skończył i powiedzmy, że był trudny (Przypadek Kierownika Projektu).
Powiedzmy, że dzięki temu, że nie było łatwo, zespół sporo się nauczył. Odrobił swoje lekcje. Nabył nowej wiedzy.
Co można zrobić z tą wiedzą?
Można nic nie robić i wtedy zostanie zamknięta w tym zespole; albo można podzielić się nią z innymi zespołami (a one w swoim czasie zrobią to samo ze swoją wiedzą, jak skończą swoje projekty).
Można wykorzystać proces Knowledge Handover.
Knowledge Handover jest spotkaniem organizowanym po zakończeniu projektu.
Gospodarzem spotkania i dostawcą wiedzy jest zespół, który skończył właśnie realizować projekt i chce się podzielić z innymi zespołami swoimi doświadczeniami i lekcjami, jakie zidentyfikowali.
Odbiorcami wiedzy są, zaproszeni na spotkanie, członkowie innych zespołów projektowych, liderzy Communities (jeśli takie są w organizacji), eksperci merytoryczni.
W trakcie spotkania Gospodarze prezentują lekcje zidentyfikowane w projekcie i ich implikacje. Potem zaczyna się dyskusja. Goście zadają pytania, drążą temat, aby dobrze zrozumieć jaka nowa wiedza została zidentyfikowana. Ta dyskusja powinna być raczej inicjowana przez Gości, odbiorców wiedzy, niż przez Gospodarzy, dostawców wiedzy. Nie ma sensu dostarczanie wiedzy, którą nikt nie jest zainteresowany.
Czy przeprowadzenie Knowledge Handover jest łatwe?
Nie, nie jest łatwe. Jeśli nie będzie wymogu przeprowadzania tego procesu rutynowo po zakończeniu projektu, to jest mała szansa, żeby ludzie sami z siebie to robili.
Dostawcy, czyli zespół, który zakończył projekt, pewnie będzie chciał przejść od razu do innych zadań. No i lekcje, którymi się dzielą, często są związane z tym, że można coś było zrobić lepiej niż zrobiono. Nie każdy ma ochotę poddawać to pod publiczną dyskusję.
A Odbiorcy – muszą uznać cudzą wiedzę za bardziej wartościową, muszą powstrzymać się od oceny i krytyki. Nie, to wszystko nie jest łatwe.
Dużo zależy od osoby prowadzącej – facylitatora (Spotkania w Zarządzaniu Wiedzą).
Po co więc kłopotać się wprowadzaniem Knowledge Handover do organizacji? Kilka powodów.
- Lekcje przechwycone w projekcie będą raczej prowadzić do bardziej skutecznego działania w kolejnych projektach, a nie będą jedynie zapisane na dysku i zapomniane. O ile w ogóle zostaną zapisane.
- Promuje się współpracę pomiędzy projektami (dziś ty podzielisz się swoją wiedzą ze mną, a jutro ja z tobą. Dziś ty zrobisz swój projekt szybciej i lepiej dzięki moim doświadczeniom; jutro to samo będzie u mnie).
- Zwiększa się szanse na to, że lekcje zostaną wykorzystane w przyszłych projektach.
Lekcje – to znaczy doświadczenia.
Lekcje – to znaczy wiedza.
I jest nagroda dla organizacji. To szansa na to, że doświadczenia z przeszłości będą wykorzystywane w przyszłości, a organizacja nie będzie popełniać wielokrotnie tych samych błędów – choć za każdym razem inny zespół. W szczególności to ważne przy zadaniach i projektach powtarzalnych – Jak zmniejszyć koszt zadań powtarzalnych?
