Kupiłam kiedyś krzesło w IKEA.
A konkretnie dwa krzesła o nazwie POÄNG.
Przywiozłam je do domu w kawałkach razem z instrukcją, jak je składać. Instrukcja robiła wrażenie – 16 stron szczegółowych wytycznych, co jak na taki prosty mebel jak krzesło POÄNG było rzeczywiście imponujące.
IKEA dobrze odrobiła swoją lekcję – instrukcja była tak precyzyjna, że gwarantowała 100% szans sukcesu, nawet kiedyś ktoś po raz pierwszy dokonywał tej skomplikowanej operacji (to był właśnie ten przypadek). Ta instrukcja to wiedza jawna (Explicit) firmy IKEA.
Mimo jej pomocy i mimo pewnych kompetencji (jestem inżynierem) składanie pierwszego krzesła zajęło mi sporo czasu – więcej czytałam i myślałam, niż robiłam. Z drugim poszło mi już szybciej, a pewnie gdybym miała do złożenia dziesięć, to ostatnie zmontowałbym z prędkością błyskawicy – tak szybko, jak pozwala na to technologia.
Co się zmieniło pomiędzy pierwszym, a drugim krzesłem? Nabyłam doświadczenia. Nie traciłam już czasu na zastanawianie się, za co się zabrać najpierw, jak zestawić jakieś dwa elementy, która śruba pasuje do nogi, a która do oparcia. Po prostu już wiedziałam.
To moja wiedza niejawna (Tacit). Właściwie nie bardzo wiem, czego konkretnie się nauczyłam, a czego nie było w instrukcji (a było tam naprawdę wszystko), ale jakoś wiedziałam lepiej, jak składać.
Nadmiarowy czas, który straciłam składając pierwsze krzesło, to moje koszty nauki.
Gdyby teraz moja sąsiadka kupiła taki sam mebel, to gdybym ją wsparła przy JEJ pierwszym krześle, to poszłoby jej dużo szybciej niż mnie, kiedy rozpoczynałam przygodę ze składaniem. Nie zmarnowałaby na początku tyle czasu co ja. Skorzystałaby z MOJEJ wiedzy Tacit.
W organizacji jest tak samo. Powiedzmy, że gdzieś, w jakimś zespole pracownicy rozpoczynają po raz pierwszy jakieś zadanie. Koszt jego wykonania będzie wysoki, jak to za pierwszym razem. Ale potem za każdym razem koszt wykonania będzie coraz niższy. Zespół będzie się uczył.
Ale co będzie, jeśli teraz inny zespół będzie robił takie samo zadanie? Też będzie się uczył od początku?
Pojawia się pytanie – Jak zmniejszyć koszt zadań powtarzalnych?
