Powiedzmy, że zdecydowałeś się przeprowadzić Wdrożenie Zarządzania Wiedzą w organizacji.
Powiedzmy, że to wdrożenie jest właśnie w trakcie realizacji.
Albo powiedzmy, że masz już wdrożone i chciałbyś monitorować na bieżąco stan Zarządzania Wiedzą w organizacji.
Co możesz zrobić?
No cóż, tu nie ma co zgadywać, to by trzeba mierzyć…
Są cztery rodzaje mierników, które wskazują bieżący stan i skuteczność Zarządzania Wiedzą. Można je wykorzystać do śledzenia zmiany stanu Zarządzania Wiedzą w organizacji:
- Pomiar luk w strukturze Zarządzania Wiedzą i obserwacja zmian.
- Pomiar procesu wdrożenia
- Pomiar aktywności użytkowników i stopnia wykorzystywania struktury Zarządzania Wiedzą
- Pomiar efektów wdrożenia
1. Ocena luk w strukturze Zarządzania Wiedzą
Pierwszą rzeczą, która prawdopodobnie będzie podlegała pomiarowi jest samo wdrożenie struktury Zarządzania Wiedzą. Czy wszystkie elementy są na miejscu, a jeśli nie, to czego brakuje? Jeśli w zaprojektowany systemie są luki, Zarządzanie Wiedzą nie będzie funkcjonowało albo będzie funkcjonowało szczątkowo.
Jak do tego podejść?
Na początku wdrożenia należy przeprowadzić diagnozę aktualnego stanu (Assessment – ocena bieżącego stanu Zarządzania Wiedzą), która bada kompletność systemu w odniesieniu do:
1) czterech ścieżek transferu wiedzy – komunikowanie, przechwytywanie, organizowanie, upowszechnianie oraz
2) trzech czynników: Role, Procesy, Technologia.
Taki pomiar (początkowy Assessment) da punkt odniesienia, linię bazową.
Ponowne przeprowadzenia Assessmentu i porównanie z linią bazową, pozwoli na analizę postępów.
Zarządzanie Wiedzą w organizacji rozwija się, czy może kurczy?
Luki się zmniejszają czy wręcz przeciwnie – powiększają?
2. Pomiar zgodności Zarządzania Wiedzą z założeniami
Załóżmy, że dla organizacji została ustalona Struktura Zarządzania Wiedzą (Framework) z jednoznacznymi odpowiedzialnościami i jasnymi oczekiwaniami w postaci zasad Zarządzania Wiedzą i standardów.
Pytanie jest – czy ta struktura rzeczywiście funkcjonuje w środowisku organizacyjnym?
Czy tylko na papierze?
Weźmy dla przykładu Projekty. Powiedzmy, że Framework (struktura) narzuca następujące wymagania:
- Każdy projekt powinien mieć plan Zarządzania Wiedzą
- Każdy projekt powinien mieć osobę odpowiedzialną za wiedzę
- Każdy projekt powinien zostać przeszkolony w zasadach Zarządzania Wiedzą
- Każdy projekt przeprowadza Peer Assist przed rozpoczęciem
- Każdy projekt przeprowadza retrospekcję po zakończeniu
- …
Czy wszystkie projekty w firmie rzeczywiście realizują te wymagania? Czy są z nimi zgodne? Jeśli nie, to trudno mówić o rutynowym zarządzaniu wiedzą projektową.
To samo dotyczy innych obszarów.
3. Pomiar aktywności Zarządzania Wiedzą
Jest również użyteczne wprowadzenie pewnych mierników opartych na aktywności. Dla przykładu dla zespołów projektowych mogą to być takie mierniki:
- Liczba lekcji (Lessons Learned) zidentyfikowanych przez zespół per miesiąc
- Najlepsze praktyki wprowadzone do bazy najlepszych praktyk per miesiąc
- Częstotliwość przeprowadzanych spotkań AAR
- Liczba otwartych/zamkniętych lekcji
- Czas potrzebny do zamknięcia lekcji
- Liczba ludzi objętych szkoleniami z Zarządzania Wiedzą
- Częstotliwość aktualizowania najlepszych praktyk
- Częstotliwość aktualizowania standardowych procedur w oparciu o nowe lekcje
Analiza tych wskaźników wskaże aktywność każdego zespołu w obszarze Zarządzania Wiedzą. Ale tu trzeba uważać, bo niefortunnie wybrane mierniki mogą powodować pustą aktywność, która korzyści firmie nie przynosi żadnej (np. zalewanie bazy wiedzy nieistotnymi spostrzeżeniami)
4. Pomiar wartości Zarządzania Wiedzą
Zarządzanie Wiedzą jest wdrażane po to, aby poprawić wyniki biznesowe i wprowadzić korzystne zmiany do organizacji – poprawić skuteczność, efektywność lub zmienić kulturę organizacyjną i zachowania. To wymaga inwestycji. Kadra zarządzająca musi być pewna, że inwestycja jest tego warta.
Na etapie początkowym wartość Zarządzania Wiedzą można szacować następujący:
- wybrać obszar, który ma problemy wynikające z braku wiedzy;
- wybrać odpowiednie wskaźniki;
- zmierzyć jakiś punkt odniesienia;
- uruchomić projekt pilotażowy;
- zmierzyć ponownie wskaźniki.
Ale – nie wszystkie zmiany, korzystne dla organizacji, będą finansowe. Mogą to być zmiany w obszarze kultury organizacyjnej, sposobu w jaki ludzie pracują. Tu może być pomocne na przykład badanie ankietowe przeprowadzane raz do roku. I znowu – najpierw należy zacząć od zebrania danych początkowych.
Te i inne pomiary powinny dać odpowiedź na pytania:
- Czy Zarządzanie Wiedzą wnosi wartość do organizacji? Jeżeli wnosi, inwestujemy w to; jeżeli nie – zatrzymajmy się i znajdźmy lepszą drogę.
- Czy wdrożenie jest na właściwych torach, a jeżeli nie, to co powinno zostać poprawione?
- Czy Zarządzanie Wiedzą funkcjonuje?
Jeżeli nie, to czego brakuje, co powinno zostać poprawione? - Czy ludzie robią to, czego się od nich oczekuje? Kto to robi dobrze, a kto nie?
