Jesteś Kierownikiem Projektu…
Wraz ze swoim zespołem rozpoczynasz nowy projekt.
Oczywiście chcesz zrealizować ten projekt w terminie, w budżecie i w ramach tych zasobów, które są przypisane.
No i produkty muszą powstać, jak założono.
I wskaźniki muszą zostać osiągnięte.
Wiesz, że macie przed sobą mnóstwo problemów, choć nawet nie wiesz jeszcze, jakie one będą. Dowiesz się, jak się pojawią. Szkoda, bo gdybyś teraz wiedział, co się może zdarzyć, to mogłoby to pomóc w realizacji. Ale nie wiesz i nic na to nie poradzisz. Wróżką nie jesteś.
Ale jednak jest coś, co możesz zrobić.
Jest taki proces – Peer Assist się nazywa.
Peer Assist jest jednym z najprostszych, a jednocześnie najbardziej skutecznych z procesów Zarządzania Wiedzą. Jego wartość leży w tym, że wnosi wiedzę do projektu PRZED jego rozpoczęciem, na tyle wcześnie, aby zrobiło to różnicę. Albo wtedy , kiedy w projekcie pojawi się nieoczekiwany problem.
Peer Assist to proces, w którym ludzie zwracają się do innych z prośbą o pomoc. To spotkanie, na które zespół projektowy zaprasza ludzi z doświadczeniem i wiedzą, której potrzebuje zespół. W szczególności proces ten pokazuje swoją wartość w sytuacji, kiedy wiedza, ważna dla zespołu projektowego jest zbyt złożona, zbyt kontekstowa, aby można ją było udokumentować w postaci procedur, dobrych praktyk czy wytycznych. W takich sytuacjach doświadczenie ludzi, którzy już wcześniej zmagali się z takim samym lub podobnym zadaniem jest bezcenne. Peer Assist można podsumować w kilku zdaniach:
- Zespół, który przystępuje do projektu chce się nauczyć. Szuka wiedzy, która będzie przydatna w procesie realizacji, a którą trudno znaleźć w postaci skodyfikowanej.
- Zespół (Gospodarze) zaprasza ludzi z doświadczeniem i wiedzą przydatną dla projektu. Goście to ludzie, którzy są na takim samym poziomie w hierarchii służbowej (Peer). Ludzie rozmawiają z równymi sobie o wiele swobodniej, niż wtedy, kiedy na spotkaniu jest obecny zwierzchnik.
- Goście przychodzą, żeby pomóc.
- Zespół omawia projekt, do którego przystępuje, bieżący status, plany, rozpoznane ryzyka, prosi o rady.
- Rozpoczyna się dialog – Goście dzielą się swoim doświadczeniem, swoją wiedzą, przedstawiają swoje rekomendacje.
To skrócony scenariusz. Peer Assist jest dużo bardziej sformalizowanym procesem. Przede wszystkim wskazana jest obecność Facylitatora – osoby niezaangażowanej w projekt, obiektywnej, która będzie sterowała dialogiem. Muszą być też ściśle określone cele spotkania, a samo spotkanie odbywa się według ściśle określonych reguł (Spotkania w Zarządzaniu Wiedzą).
Kiedy nie stosować Peer Assist?
Wtedy, kiedy potrzebna wiedza jest rutynowa i może być przekazana w postaci pisemnej, nie wymagającej bezpośredniego kontaktu z człowiekiem.
Jak również wtedy, kiedy zespół poszukuje wiedzy o niezbyt dużym znaczeniu. Trzeba pamiętać, że Goście poświęcają swój czas – więc jeśli można zdobyć wiedzę inaczej, to trzeba tak zrobić.
Peer Assist pozwala:
- Zredukować koszty
- Skrócić czas planowania i realizacji
- Zidentyfikować ryzyka i zarządzać nimi
