Ludzie w organizacji mają zadania.
Od tego jak je wykonają zależą ich osobiste wyniki, potem wyniki zespołu do którego należą, wyniki działu, oddziału, pionu. Na koniec to wszystko poskłada się w biznesowe wyniki całej organizacji.
Pracownik w organizacji wykonując powierzone mu zadania buduje swoją wiedzę. To na razie jego wiedza osobista. Wiedzą organizacji stanie się dopiero wtedy, kiedy zostanie odpowiednio zagospodarowana. Jeśli nie, to będzie do dyspozycji organizacji tylko do momentu, do kiedy pracownik pozostaje członkiem tej organizacji, a i to z ograniczeniami.
Ot i kłopot, bo wiedza jest zasobem, który wprost wpływa na wyniki. Im większa wiedza, tym lepsze decyzje. Im lepsze decyzje, tym lepsze wyniki.
Tak człowieka, jak i organizacji.
I właśnie o te wyniki chodzi…
Prosta logika mówi, że jeśli będziemy wykorzystywać wielokrotnie wiedzę, która już jest w organizacji, to będzie to mniej kosztowne, niż gdyby ludzie uczyli się za każdym razem od początku.
Tak, jak uczy się człowiek, tak też powinna uczyć się organizacja. Łatwiej powiedzieć, niż zrobić…
Wiedzę może posiadać jeden człowiek, a potrzebować jej ktoś inny, w drugim końcu organizacji. Jeśli nie ma transferu wiedzy to ten drugi musi zdobywać wiedzę od początku. W ostatecznym rachunku zawsze więc chodzi o to, żeby wiedzę przekazać od jednego człowieka czy zespołu do drugiego człowieka czy zespołu.
Nawiasem mówiąc: Gdzie jest wiedza organizacji?
Celem Zarządzania Wiedzą jest tak zagospodarować wiedzę, która pojawia się w organizacji, aby trafiała zawsze do ludzi, którym jest potrzebna i wtedy, kiedy jest potrzebna.
I co znaczy zagospodarować? Trzeba:
- określić jaka wiedza jest dla nas ważna;
- zidentyfikować ludzi, którzy ją mają;
- zidentyfikować ludzi, którzy jej potrzebują;
- zbudować magazyn do przechowywania wiedzy, jeśli potrzeba;
- przenieść wiedzę od ludzi, którzy ją mają do ludzi, którzy jej potrzebują tu i teraz.
Bo to, że wiedza w firmie jest (czyli jest ktoś kto wie “jak zrobić”) nie oznacza, że inni mają do tej wiedzy dostęp. Na przykład: są dwa zespoły, które robią to samo, ale znajdują się w różnych miejscach organizacji, nie kontaktują się. Pracują, można powiedzieć – równolegle. Niezależnie od siebie zdobywają swoje doświadczenie, powtarzają te same błędy. A Zarządzanie Wiedzą jest po to:
- żeby ludzie nie musieli za każdym razem wymyślać koła od początku, bo to marnowanie zasobów organizacji…
- żeby nie powielali błędów, które inni już zrobili, bo to są straty dla organizacji…
- żeby umieli powtarzać sukcesy, bo to są szanse na poprawienie wyników…
Decyzje podejmuje się na wszystkich szczeblach.
Są decyzje strategiczne, podejmowane wysoko.
Są małe decyzje, podejmowane nisko.
Małe decyzje, mnożone przez wielu pracowników – ważą.
Tworzenie nowej wiedzy, czyli innowacje…
Mechanizmy opisane powyżej, dotyczą wiedzy, która już jest w organizacji. Ale otoczenie biznesowe zmienia się i stara wiedza nie zawsze wystarcza, żeby podołać nowym wyzwaniom. Organizacja musi tworzyć też nową wiedzę. Na przykład dzięki Community of Practice. To taki odpowiednik telefonu do przyjaciela. Ten obszar też jest zagospodarowany przez Zarządzanie Wiedzą.
Zobacz infografikę: System Zarządzania Wiedzą w obrazkach
