Ludzie w organizacji mają swoje zadania.
Kierownicy Projektów mają swoje projekty.
Projekty mają przypisane budżety, terminy, produkty, mają też swoje zespoły projektowe.
Projekty powinny być realizowane w terminie, w budżecie i w ramach tych zasobów, które są przypisane.
No i produkty muszą powstać, jak założono.
Ale, jak wiadomo, terminy zawsze są za krótkie, budżety za małe, zasobów nie starcza, a członkowie zespołów mają każdy z osobna swoje wizje i czasem/na ogół swoje własne cele.
Projekty mają też swoich interesariuszy (wewnętrznych i zewnętrznych), na których projekt wpływa (i odwrotnie), a każdy interesariusz uważa, że jego interes oraz opinia powinny mieć pierwszeństwo.
No i tak to…
Można się zmęczyć na samą myśl o realizacji projektu.
Można? Można.
No to teraz wyobraź sobie…
Jesteś Kierownikiem Projektu…
Jaki to projekt? A to akurat nie jest ważne. Projekt, jak projekt. Ma swoje cele, swój budżet, harmonogram, zespół projektowy, wskaźniki do osiągnięcia, produkty do wytworzenia.
I mnóstwo problemów przed sobą, które trzeba będzie po drodze rozwiązywać.
To idźmy po tej drodze po kolei…
Kickoff Meeting
Na samym początku zwołujesz spotkanie zespołu. Robicie burzę mózgów na temat potencjalnych przyszłych problemów i możliwych rozwiązań.
Wiadomo – projekt ma się skończyć w terminie i w budżecie.
No i osiągnąć, co ma osiągnąć. Rozmawiacie, planujecie, ludzie wychodzą ze spotkania zadowoleni i pełni optymizmu.
Mija trochę czasu i już jest deadline
Projekt się kończy, nie całkiem w terminie i nie całkiem w budżecie. Wskaźniki trzeba było ratować, nie wszystkie problemy udało się przewidzieć, nie wszystkie rozwiązania okazały się optymalne.
Project Review Meeting
Ostatnie spotkanie zespołu projektowego. Ludzie w dobrych humorach (nareszcie skończone). Mówicie sobie, że gdybyście teraz zaczynali projekt, to bylibyście znacznie mądrzejsi i parę rzeczy zrobilibyście inaczej, lepiej, przy mniejszym nakładzie sił i środków.
Wiadomo, człowiek uczy się na błędach.
Czy coś zapisujecie?
Ale po co? Każdy przecież pamięta co źle poszło, a co dobrze i swoje wnioski umie wyciągać.
A co było, to było i minęło, trzeba patrzeć do przodu.
Rozchodzicie się do nowych obowiązków.
Raport końcowy
Kierownik Projektu robi raport końcowy, w którym znajdują się: budżet początkowy (nie ma co pisać o przesunięciach), planowany harmonogram (opóźnienia? to już bez znaczenia, projekt się przecież skończył), wskaźniki, produkty i cele projektu – jakie były zakładane.
Raport koncentruje się na tym, że projekt zakończony, a cel osiągnięty.
Nadchodzi nowy projekt
Mija trochę czasu. Dostajesz nowy projekt do realizacji.
Zwołujesz spotkanie zespołu (to nowi ludzie, bo poprzedni rozeszli się do innych zadań albo zmienili pracę), robicie burzę mózgów na temat potencjalnych problemów i możliwych rozwiązań. Wiadomo – projekt ma się skończyć w terminie i w budżecie. No i osiągnąć, co ma osiągnąć. Ludzie opuszczają spotkanie zadowoleni i pełni optymizmu.
Deadline nadchodzi, projekt się kończy nie całkiem w terminie i nie całkiem w budżecie. Niektóre problemy powtórzyły się takie same, jak w poprzednim projekcie, ale ludzie o tym nie wiedzieli. Dla nich były nowe. Rozwiązywali je po raz pierwszy. I zrobili te same błędy, co poprzednicy. Tak wyszło. Zdarza się.
Robicie ostatnie spotkanie, gratulujecie sobie i mówicie, że gdybyście teraz zaczynali projekt, to bylibyście mądrzejsi i parę rzeczy zrobilibyście inaczej.
Rozchodzicie się do nowych zadań.
Lekcje na przyszłość? Jakie lekcje?
Raport końcowy? Projekt zakończył się i tylko to się liczy.
I tak leci projekt za projektem…
Członkowie zespołów projektowych się zmieniają. A poza tym wszystko tak samo.
Kickoff meeting, burza mózgów na temat potencjalnych problemów i możliwych rozwiązań. Deadline, projekt się kończy nie całkiem w terminie i nie całkiem w budżecie. Nie wszystkie problemy udaje się przewidzieć, nie wszystkie rozwiązania okazują się optymalne.
Robicie ostatnie spotkanie, gratulujecie sobie i mówicie, że gdybyście teraz zaczynali projekt, to bylibyście znacznie mądrzejsi i parę rzeczy zrobilibyście lepiej.
Rekomendacje dla innych? A to po co? Niech każdy sam rozwiązuje swoje problemy, a my mamy już nowe zadania na głowie. Szczęśliwi, że to koniec, rozchodzicie się do nowych zadań.
Aż pewnego dnia…
Aż pewnego dnia, pojawia się nowy projekt. Nowy projekt i nowy zespół. Analizujecie założenia i nic wam się nie spina. Budżet za mały, czas realizacji za krótki, produktów za dużo, cele nierealne, Zamawiający trudny w kontaktach.
To pułapka, a nie projekt.
Co tu robić, co tu robić…
Zwołujesz spotkanie zespołu i mówisz:
“Zastanówmy się, jak do tego podejść. Co możemy zrobić, żeby się udało to jakoś poskładać. Macie jakieś pomysły?”
Macie nóż na gardle, więc próbujecie myśleć inaczej i dochodzicie do wniosku:
”gdybyśmy przed projektem wiedzieli to, co wiemy po jego zakończeniu, to nie wdepnęlibyśmy w pułapki, dziś dla nas oczywiste, ale które, zanim się wydarzyły, wcale takie oczywiste nie były. Moglibyśmy wtedy zaoszczędzić czas i zasoby. I wtedy może zrobilibyśmy ten projekt w terminie i budżecie, a na pewno lepiej. Może ktoś, gdzieś, już robił taki projekt?”
Ustalacie następujący plan działania
- Sprawdzić, czy w firmie były już robione podobne projekty (bo jeśli tak, to inni może już wiedzą to, czego wy jeszcze nie wiecie. A jak nie wiecie, że nie wiecie, to nawet nie potraficie zadać odpowiednich pytań).
- Poszukać materiałów z tych projektów. Może tam są jakieś ważne spostrzeżenia, jakieś rekomendacje dla następców, czyli dla was. Może tamten zespół podzielił się swoimi doświadczeniami (w odróżnieniu od was, bo wam nie chciało się po zakończeniu projektu sporządzać porad dla tych, co będą robić później).
- Może też warto porozmawiać z ludźmi, którzy realizowali te projekty. Jakie mają doświadczenia? Na co trzeba uważać, czego się spodziewać?
Potem działacie.
Projekty
Najpierw szukacie czy w firmie były już robione podobne projekty.
Łatwo nie jest, bo informacje o firmowych projektach są porozrzucane po różnych miejscach i nie ma spójnych opisów, gdzie co jest. Nie ma też żadnych tagów, słów kluczowych po których można by było wyszukać. A że firma ma strukturę silosową, to trzeba przekraczać granice i nie jest to wcale łatwe.
W końcu jednak znajdujecie odpowiednio pasujący projekt.
Materiały
Szukacie materiałów projektowych.
Znajdujecie. Hurra. Czytacie, co w nich jest:
- budżet projektu, taki jaki był planowany przed rozpoczęciem;
- zasoby, takie jakie były zaplanowane;
- założony harmonogram, planowane kamienie milowe;
- lista produktów projektów. Zaplanowanych na początku realizacji.
- i tak dalej. Wszystko to, co było zaplanowane PRZED rozpoczęciem projektu.
Przeglądasz dokumenty, ale nic z tego dla Ciebie nie wynika. Ty wolałbyś wiedzieć jakie były:
- rzeczywisty budżet projektu, z przekroczeniami i oszczędnościami; w jakich pozycjach te przekroczenia wystąpiły, dlaczego wystąpiły i czy możesz ich uniknąć, i jak to zrobić;
- rzeczywiste zasoby. Nie jest ci potrzebny plan zasobów. Plan to ty już masz. Ty chciałbyś wiedzieć, czy ten plan zasobów sprawdził się w realizacji, czy były potrzebne korekty i jeśli tak, to jakie; a może inaczej dysponować dostępnymi zasobami? Jak?
- rzeczywisty harmonogram realizacji – czy trzeba było korygować początkowy harmonogram? Dlaczego? Co można było zrobić, żeby utrzymać się w czasie?
- zestawienie produktów dostarczonych w rzeczywistości. Czy były problemy? Jeśli były, to jakie? Z jakością? Z terminem dostarczenia? Z akceptacją? Co można zrobić, żeby było lepiej?
TO są rzeczy, który pomogłyby Ci teraz. TO jest prawdziwa wiedza, która powstaje w projekcie.
Nie dokumentacja projektowa, ale wnioski, do jakich tamte zespoły doszły w trakcie realizacji, ich doświadczenia zdobyte w walce, są tym, co warto przekazać dalej.
Ludzie
Próbujecie odszukać ludzi, którzy byli członkami zespołu projektowego.
Jeszcze gorzej. Zespół się rozpadł, jedni ludzie odeszli z firmy, reszta została oddelegowana do innych zadań. Chcieliście chociaż porozmawiać z tymi, którzy zostali, ale oni już zajęci nowymi projektami i nie bardzo mają czas i ochotę wracać do starego. I nawet już nie pamiętają za bardzo. A kierownik projektu to w ogóle odszedł z firmy.
Zniechęceni zarzucacie szukania doświadczeń z poprzednich projektów, zakasujecie rękawy i zabieracie się do roboty. W przyszłości nie będziecie już tracić czasu na takie działania.
Ale że co? Że projekt wyszedł niepotrzebnie kosztowny?
A to już nie wasza wina, próbowaliście.
A gdyby tak…
A co by było, gdybyście mieli łatwy i szybki dostęp do doświadczeń z poprzednich projektów? Gdyby te doświadczenia były w jakiś zasobach wiedzy, aktualnych, łatwo dostępnych, godnych zaufania? Gdybyście nie zaczynali od początku, tylko od miejsca w którym wasi poprzednicy skończyli? Gdybyście mieli ich wiedzę PRZED ROZPOCZĘCIEM PROJEKTU?
To przecież można zrobić: Zarządzanie Wiedzą w projektach
Weźmy taki przykład:
Firma wchodzi na rynek z nowym produktem. Koszty tego wejścia – marketingu, promocji, ludzi etc. powinny być jak najmniejsze. A wynik – sprzedaż, jaka przychodzi w wyniku tego wejścia – powinien być jak najlepszy.
Jeśli są w firmie ludzie, którzy już wprowadzali inne produkty na ten rynek, albo ten konkretny produkt na inne rynki, to ich doświadczenie jest bezcenne. Oni już się nauczyli.
Tak jak bezcenne będzie doświadczenie obecnego zespołu po zakończeniu projektu. Ich wiedzę też można będzie wykorzystać w przyszłości – jeśli ktoś o nią zapyta.
