Retencja wiedzy to strategia zatrzymywania w organizacji wiedzy, która jest w głowach odchodzących pracowników. Jeżeli nic nie zostanie zrobione, to ta wiedza odejdzie razem z nimi.
Mały problem, jeśli jest to wiedza, którą posiada wielu pracowników albo łatwo jest zatrudnić kogoś, kto taką wiedzę posiada. Duży problem, jeśli tą wiedzą dysponował na przykład ekspert, jedyny w firmie, właśnie odchodzący. Co z tym zrobić?
Pierwszy problem jest następujący: Retencja Wiedzy – ale jakiej Wiedzy?
Nie każda zagrożona wiedza jest równie ważna dla organizacji, nie o każdą warto zabiegać. Jak dokonać selekcji?
Priorytety. Selekcja wiedzy
Trzeba na analizowaną wiedzę spojrzeć z dwóch różnych perspektyw:
- jakie jest ryzyko utraty wiedzy?
- jak trudno będzie tę wiedzę zastąpić/odtworzyć?
Strategia postępowania będzie zależała od odpowiedzi na te dwa pytania.
Interwencja Zarządzania Wiedzą jest najbardziej potrzebna tam, gdzie ryzyko utraty wiedzy (odejścia pracownika/ów) jest największe, a jednocześnie możliwości zastąpienia wiedzy są najmniejsze. To lewy, górny róg macierzy zamieszczonej obok Eisenhowera.
To już mamy zidentyfikowaną wiedzę priorytetową dla organizacji.
Co dalej? Jakie działania przyjąć?
Ile mamy czasu?
Tu znów przyda nam się macierz Eisenhowera. Tym razem osiach umieścimy:
- „Czas potrzebny do transferu wiedzy”
- „Czas, jaki mamy dostępny” (czy pracownik odchodzi już, zaraz czy może wiemy, że wybiera się na emeryturę za pół roku)
W efekcie otrzymamy 4 różne grupy obszarów wiedzy, z których każda wymaga innego podejścia.
(1) Lewy górny róg – dużo wiedzy, mało czasu
Tam, gdzie czas potrzebny do transferu wiedzy przekracza czas, jaki mamy do dyspozycji, tam działamy w trybie reaktywnym i koncentrujemy się na przechwytywaniu wiedzy, dopóki jeszcze mamy czas. Odchodzący ekspert pracuje z osobami przeprowadzającymi wywiady i przechwytującymi wiedzę tak, aby była pewność, że najbardziej cenna wiedza jest przejęta i udokumentowana. Priorytety są konieczne.
(2)(3) Prawy górny i lewy dolny róg – tyle czasu potrzeba, ile jest do dyspozycji
Tam, gdzie czas potrzebny do transferu wiedzy jest zgodny z czasem, jaki mamy do dyspozycji, tam koncentrujemy się zarówno na przechwytywaniu, jaki i na transferze wiedzy. Odchodzący ekspert współpracuje ze swoimi następcami poprzez coaching i mentoring, a także poprzez wywiady. W tym samym czasie kluczowa wiedza jest dokumentowana. Jeżeli jest dużo wiedzy wymagającej działania, wówczas powinna zostać stworzona strategia Retencji i Transferu Wiedzy.
(4) Prawy dolny róg – mamy dużo czasu do dyspozycji
Tam, gdzie mamy wystarczająco dużo czasu do dyspozycji odchodzący ekspert powinien przyjąć na siebie istotne role Zarządzania Wiedzą, na przykład jako lider Community of Practice i właściciel zasobu wiedzy (jest jeszcze na to czas). Wiedza może być przechwytywana i przekazywana dalej jako element jego normalnej pracy, redukując w ten sposób ryzyko jej utraty.
