Była sobie firma.
Niezbyt duża, bo około 100 pracowników.
Software Developer.
Zajmowała się, jak to Software Developer, produkcją oprogramowania. Swoją wiedzą kluczową, ważną dla ich biznesu zarządzali, lekcje czyli doświadczenia przechwytywali.
Uważali, że robią to bardzo skutecznie.
- Każdy kierownik projektów musiał obowiązkowo sporządzać logi projektowe, oceniać ryzyka, pisać raporty etc. Te pliki były składane na dyskach. W razie potrzeby każdy mógł do nich zajrzeć i doczytać, co potrzebne.
- Regularnie były organizowane spotkania kierowników projektów. Kierownicy przedstawiali zdarzenia projektowe, czasami nawet wywiązywała się dyskusja.
- Mieli bardzo rozbudowaną technologię. Było Wiki, a nawet dwa, były różne systemy wspierające różne obszary.
Wszystko było pod kontrolą, ale żeby upewnić się, że dobrze dbają o swoją wiedzę, fundament ich działalności, postanowili jednak przeprowadzić Assessment.
Assessment to narzędzie, które pozwala ocenić stan Zarządzania Wiedzą w organizacji i znaleźć luki w Strukturze Zarządzania Wiedzą (Framework).
Każda organizacja zarządza swoją wiedzą. Jakoś zarządza. Czasem lepiej, czasem gorzej.
Nasz Software Developer chciał się upewnić, że oni zarządzają lepiej. W końcu – zdarzenia były przechwytywane, rejestrowane w bazach danych, ludzie wymieniali się doświadczeniami.
Assessment został przeprowadzony.
W jego wyniku powstał raport, którego częścią były obserwacje.
A oto kilka wybranych obserwacji z raportu i komentarz do nich:
- Obserwacja nr 1: Rutynowo przechwytuje się lekcje z projektów (lekcje to to nomenklatura KM; w świecie projektów są to po prostu logi projektowe, ryzyka, raporty etc, które obowiązkowo każdy kierownik projektów musi sporządzać).
To prawda, ale…
nic się dalej z tymi raportami nie dzieje. Wszystkie wartościowe lekcje utykają w bazach i nikomu więcej nie służą. Tyle dobrze, że choć jeden zespół uczy się czegoś na nich.
—– - Obserwacja nr 2: Regularnie są organizowane spotkania kierowników projektów, którzy omawiają zdarzenia projektowe.
To prawda, ale…
nawet jeśli jakaś wartościowa lekcja została zidentyfikowana w jakimś projekcie, to nie ma żadnego mechanizmu wprowadzania tej lekcji do dalszej praktyki organizacyjnej. Lekcje zostają więc przechwycone, ale żadnej zmiany w firmie nie powodują.
—– - Obserwacja nr 3: Technologia jest rozbudowana, dwa Wiki, różne systemy wspierające różne obszary działalności, SharePoint, Yammer, Webex, Lync i jeszcze inne. Do wyboru, do koloru, tylko korzystać.
To prawda, ale…
w bazach bałagan, konia z rzędem temu, kto znajdzie szybko potrzebną informację. A jak znajdzie (a nawet może znaleźć w kilku egzemplarzach, niespójnych zresztą, w różnych miejscach całego systemu), to pewności, że to jest wiedza aktualna i poprawna nie ma żadnej. Była aktualna i poprawna w momencie wpisywania, ale życie płynie, a wiedza ewoluuje. Nie ma też jednego wejścia do tej sieci danych, więc trzeba przeszukiwać różne repozytoria, czasem nie wiadomo, które.
—–
I jeszcze kilkadziesiąt innych obserwacji i rekomendacji działań.
Pełna lista składała się z 43 rekomendacji z przypisanymi priorytetami i sugestią harmonogramu wdrażania.
