W Zarządzaniu Wiedzą spotkania są ważne, bo też wiele procesów ma formę spotkań – patrz After Action Review, Retrospekcja, Peer Assist, Knowledge Market.
Spotkania pozwalają wykorzystać zbiorową inteligencję grupy.
Spotkania budują relacje.
Spotkania budują zaangażowanie.
Pod warunkiem, że…
Prozmawiajmy więc trochę o spotkaniach…
W świecie bardziej doskonałym niż nasz wygląda to tak…
Ludzie, których łączy jakieś zadanie spotykają się, żeby razem coś zrobić. Przedyskutować pomysł, znaleźć nową koncepcję, rozwiązać problem, podjąć decyzję etc. Każdy z uczestników wnosi na spotkanie swoją wiedzę, swoje doświadczenia, swoje poglądy. Wymieniają się nimi. Ludzie słuchają i są słuchani. Nie oceniają, starają się zrozumieć.
Pojawiają się nowe idee, nowe punkty widzenia, nowe pomysły. Idee są analizowane, poprawiane, dyskutowane tak długo, dopóki nie pokonają wszystkich obiekcji wszystkich uczestników.
Jeden człowiek – mało obiekcji; wiele osób – wiele obiekcji.
Jeden człowiek – jeden punkt widzenia; wiele osób – wiele punktów widzenia.
Ludzie stymulują się wzajemnie. Tworzy się pula wiedzy, wspólna dla grupy. To więcej niż suma, To też fundament dla dalszych prac. Potem będą się rozumieli w pół słowa. Grupa się cementuje.
A teraz spotkanie, jakich wiele w świecie rzeczywistym…
Oto nasz bohater. Kowalski.
Kowalski ma pracę do wykonania. Dużo pracy. Kowalski ma zawsze więcej pracy, niż czasu na jej zrobienie. Ponoć wszyscy tak mają, ale Kowalski w to nie wierzy. Myśli, że on ma gorzej. A teraz to może i naprawdę ma gorzej, bo ma pilne zadanie. A tu akurat jakieś spotkanie za 5 minut. Kowalski przerywa pracę i idzie do konferencyjnej. Wie, że nie może nie iść. Ale nie jest zadowolony.
W konferencyjnej mało ludzi. Kowalski jest zły na swoją punktualność. Przysięga sobie, że następnym razem się spóźni. Kowalski nie może sobie pozwolić na marnowanie czasu. A teraz właśnie marnuje, czekając na rozpoczęcie. Dobrze chociaż, że na ekranie jest agenda spotkania. Przynajmniej się dowie, o czym będzie mowa. Na przeczytanie agendy wcześniej Kowalski nie miał czasu. Zarobiony jest.
W końcu spotkanie się zaczyna. Kowalski niezbyt słucha, bo myślami jest przy swoim projekcie. Ktoś wchodzi. Teraz? Pół godziny później? A ktoś inny wychodzi, bo mu komórka dzwoni. Długo nie wraca. Człowiek obok rysuje esy floresy. Kowalski może by i słuchał, ale ciężko mu nadążyć, bo skaczą z tematu na temat, a niektóre sprawy to go w ogóle nie dotyczą, więc się zamyśla. Nie to, żeby inne go interesowały.
Chociaż właściwie jest taka jedna sprawa, o której chętnie by porozmawiał, na przykład z człowiekiem z tamtego zespołu. Mieli ponoć taki sam problem. Jest tam, po drugiej stronie stołu.
Człowiek jest, nie problem. Szkoda, że tak daleko, bo by zapytał. Zadzwoni do niego po spotkaniu.
Kowalski siedzi jak na rozżarzonych węglach. Robotę ma, a tu końca nie widać. A ten tutaj dorwał się do głosu i gada i gada. Wymądrza się tylko. Widać, że reszta się nudzi. No nareszcie, koniec. Kowalski wraca do siebie. Nie myśli już o spotkaniu, dzwoni do tego gościa, co to podobno miał taki problem, jak on. Może coś podpowie albo coś razem wymyślą.
Jak nie marnować czasu na spotkaniach?
Jest kilka uniwersalnych zasad, nad którymi warto się zastanować.
W sumie – to one bardzo zdroworozsądkowe są, nic odkrywczego.
Mimo to warto przeczytać.
Po pierwsze – musi być powód do zwołania spotkania
Powody mogą być dwa.
Pierwszy – jeśli są jakieś problemy do rozwiązania i dobrze byłoby wesprzeć się wiedzą i doświadczeniem zespołu. Jeśli problem można rozwiązać bez odwoływania się do zespołu, wówczas oszczędźmy ludziom marnowania czasu.
I drugi przypadek – jeśli trzeba przekazać jednocześnie informacje wielu ludziom, a potem uzyskać od nich informacje zwrotne. Jeśli taki feedback nie jest potrzebny, wówczas patrz punkt poprzedni – oszczędźmy ludziom marnowania czasu.
Po drugie – musi być jasno określony cel spotkania
Spotkanie musi mieć konkretny cel, a uczestnicy muszą wiedzieć, jaki ten cel jest.
„Na zakończenie spotkania powinniśmy wypracować plan działania/decyzję/raport/koncepcje…”
Dobre spotkanie zostawia uczestnika z uczuciem, że udało się zrobić coś konkretnego.
Po trzecie – spotkanie musi być przygotowane wcześniej.
Spotkanie powinno być wcześniej przygotowane. To wiadomo.
Agenda spotkania i informacja o szczegółach typu miejsce, termin, czas trwania powinny być rozesłane do uczestników na tyle wcześnie, żeby mogli się wypowiedzieć, jeśli uznają to za potrzebne. Idealnie jest, jeśli mogą mieć wpływ na agendę, bo to buduje ich zaangażowanie.
Przygotowanie dotyczy też uczestników, nie tylko organizatorów. Bezwzględne minimum to zapoznanie się z przesłanymi dokumentami, chciałoby się powiedzieć – ze zrozumieniem i zastanowienie, jaki będzie mój wkład.
Po czwarte – spotkanie musi zmierzać wprost do celu.
Spotkanie musi być dobrze prowadzone. Facylitator nie może dać się odciągnąć z wyznaczonej drogi. Musi pilnować czy dyskusja zmierza we właściwym kierunku, czy wszyscy mają swój wkład. Rzeczy, nawet ważne, które pojawiają się w trakcie dyskusji, ale nie są związane wprost z tematem spotkania, muszą być odłożone na inną okazję.
Spotkanie musi mieć strukturę, która obejmuje wszystkie tematy, które będą dyskutowane i akcje, które będą musiały być podjęte. Każdy punkt agendy musi mieć przydzielony czas. Lepiej przydzielić za dużo czasu, niż za mało. Jeśli jakiegoś punktu nie ma w agendzie, to nie ma i już. Na spotkaniu też go nie będzie. Kropka.
Udane spotkania zaczynają i kończą się o uzgodnionym czasie. To samo dotyczy poszczególnych pozycji w agendzie.
Po piąte – partycypacja, czyli wszyscy biorą udział
Spotkania dają możliwość spojrzenia na problem z wielu perspektyw wnoszonych przez uczestników.
Pod warunkiem, że…
Pod warunkiem, że wszyscy mają szanse się wypowiedzieć, że ich opinie są przyjmowane z respektem, bez oceniania, no i że nikt nie zdominuje spotkania.
Każdy ma prawo i obowiązek wnieść swój wkład. A to zależy też od tego, czy uczestnicy są przygotowani do spotkania i zależy od prowadzącego.
Czasy, kiedy lider był autorytetem merytorycznym dla tych co poniżej, przeminęły. Dziś każdy ma dostęp do wiedzy, jeśli tylko chce. Wiedza organizacji nie jest już w posiadaniu kilku ekspertów. Jest w głowach wielu pracowników. Tylko trzeba się napracować, żeby ją wydobyć.
Po szóste – rezultaty spotkania, czy był sens się spotykać?
Efektem spotkania muszą być wypracowane, konkretne rezultaty, rekomendacje kolejnych działań. Tylko wtedy spotkanie nie jest zmarnowanym czasem uczestników. To najsłabszy punkt wszystkich spotkań.
Regułą jest, że kiedy rozmawia się o wymianie wiedzy w firmie, słyszy się coś w stylu „Och, u nas mamy to bardzo dobrze rozwiązane, cały zespół spotyka się w każdy poniedziałek i rozmawiamy o problemach. Wszyscy wiemy o tym co się w firmie dzieje”. I wtedy pytam – czy te spotkania kończą się rekomendacją kolejnych działań? I zawsze, ale to zawsze zapada niezręczna cisza, a potem: „Nie, nie robimy tego”.
No to po co się spotykają?
No i po siódme – rekomendacje muszą mieć ciąg dalszy.
A po spotkaniu musi być ciag dalszy. Coś, co zostało zaplanowane, musi zostać zrobione, ktoś musi być za to odpowiedzialny i ten ktoś powinien być z tego rozliczony. Inaczej całe spotkanie nie ma sensu. Następnym razem będzie trudniej zaangażować uczestników do współpracy.
