Powiedzmy, że kupimy odpowiednio rozbudowany system informatyczny, który będzie gromadził informacje, dodamy do tego dobre wyszukiwarki, przemyślany system tagów etc.
To będzie Naprawdę Dobry System.
I kosztowny.
Czy wtedy możemy powiedzieć, że dobrze zarządzamy wiedzą w naszej organizacji?
Czy możemy być pewni, że jak już to zrobimy, to wiedza będzie przepływała swobodnie i docierała tam, gdzie powinna? Za takie pieniądze to chyba będzie?
Mam złe wiadomości. To się raczej nie uda. Zarządzanie Wiedzą to jest znacznie więcej niż sama Technologia. Technologia to jedynie część systemu.
Na cały system Zarządzania Wiedzą składają się: Ludzie, Procesy, Technologia i Governance (monitoring, mierniki, oczekiwania, wsparcie). Wszystkie komponenty muszą być w równowadze. To Struktura Zarządzania Wiedzą (Framework)
Oczywiście, dzisiaj trudno sobie wyobrazić nawet małą firmę bez IT. Dobry software może ułatwić przechwytywanie wiedzy, współdzielenie jej, upowszechnianie, budowanie zasobów wiedzy czy włączanie do rutynowej działalności, ale nadal to tylko jeden z komponentów całego systemu.
Zarządzanie Wiedzą nie jest zależne od żadnej konkretnej technologii.
Wiele ważnych procesów Zarządzania Wiedzą nie jest związanych z technologią w ogóle. No i Technologia w rozumieniu Zarządzania Wiedzą to nie tylko IT. Czasem tą technologią może być zwykły flipchart albo telefon.
Warto o tym pamiętać, bo rozpoczynanie budowy systemu Zarządzanie Wiedzą od inwestycji w skomplikowany software może się okazać kosztownym błędem.
A efekty mogą być na przykład takie – baza wiedzy jest funkcjonalna i przyjazna dla użytkownika, ale mimo to, nic w niej nie przybywa; albo jest pełna śmieci; albo jest pełna wspaniałych lekcji, tylko nikt z nich nie korzysta.
Żeby baza wiedzy była żywym elementem organizacji, trzeba najpierw zaplanować cały system zarządzania tą wiedzą. Dopiero potem dobrać potrzebną technologię – a być może organizacja ma już systemy, które można wykorzystać lub dostosować. Ostatecznie jednak, system Zarządzania Wiedzą jest tylko tak dobry, jak dane, jakie zawiera – poziom wartości zależy wprost od dbałości i zaangażowania ludzi, którzy zbierają i kolekcjonują dane. Co się włoży, to potem można wyjąć. Tylko inni muszą chcieć wyjąć, co włożone do bazy.
Zarządzanie Wiedzą to problem ludzi, a nie problem software.
Zobacz infografikę: Technologia w Zarządzaniu Wiedzą w obrazkach
