Wiedza rodzi się w głowie człowieka. Powstaje dzięki nauce albo przez doświadczenie.
Wiedzy potrzebuje też człowiek, kiedy ma zadanie do zrobienia i musi podjąć decyzję.
Może wtedy skorzystać ze swojej osobistej wiedzy albo może skorzystać z wiedzy innych.
Ale wiedza innych jest w głowach tych innych. No to prosty, logiczny wniosek jest taki, że wiedzę trzeba przenieść z jednego miejsca do drugiego. Z jednej głowy do drugiej głowy. Synchronicznie albo asynchronicznie.
Możliwe drogi tego transferu są dwie:
- Bezpośrednio, od człowieka do człowieka
- Pośrednio, poprzez utworzone zasoby wiedzy
Ścieżka 1. Bezpośrednio – z głowy do głowy (wiedza Tacit)
Bezpośredni transfer wiedzy od człowieka do człowieka wymaga żeby ludzie jakoś ze sobą się skomunikowali:
- face-to-face,
- online,
- mailem,
- przez telefon,
- albo w dowolny inny sposób, byle człowiek z człowiekiem
W małej firmie, gdzie pracownicy znają się i mają ze sobą bezpośredni kontakt, transfer wiedzy od człowieka do człowieka jest relatywnie prosty – wystarczy porozmawiać.
W dużej firmie nie wszyscy ludzie się znają, bo na przykład nie pracują w tej samej jednostce organizacyjnej, ba, w tym samym mieście, kraju. Nie wiedzą nic o swojej pracy, nie kontaktują się rutynowo. Procedurę komunikacji trzeba zorganizować .
Taka bezpośrednia ścieżka transferu wiedzy jest bardzo skuteczna, choć też mało efektywna. Z jednej strony można w bezpośrednim kontakcie przekazać doświadczenie i intuicję, a pytania i odpowiedzi mogą rodzić się trakcie dyskusji, ale z drugiej strony Dostawca wiedzy za każdym razem musi być angażowany.
A co jeśli to jest ekspert, bogaty w wiedzę, ale i w obowiązki?
No i ludzie zapominają, przeinaczają z czasem swoje doświadczenia, wykoślawiają je. Przekazana wiedza nie zawsze jest wiarygodna.
Ścieżka 2. Pośrednio, przez zasoby (Wiedza Explicit)
Transfer poprzez zasoby oznacza, że wiedza jednych ludzi jest najpierw zamieniana na wiedzę udokumentowaną (explicit), a potem udostępniana innym ludziom. Bardzo efektywna, leży i czeka, aż ktoś po nią sięgnie. Nie zawsze jednak jest skuteczna, bo też nie cała wiedza daje się zamienić na zasoby. Na zasoby daje się zamienić tylko ta wiedza, która odpowiada na zadane pytania, co oznacza, że problem musiał być już wcześniej postawiony i rozwiązany.
W tym przypadku (Ścieżka 2) przekazanie wiedzy jest rozbite na trzy etapy.
- Trzeba wiedzę przechwycić, tj. przejąć od tego, co wie – od Dostawcy wiedzy;
- Trzeba zamienić przejętą wiedzę na zasoby o odpowiednio wysokiej wartości;
- Na koniec trzeba utworzone zasoby wiedzy upowszechnić, żeby Odbiorca wiedzy mógł je znaleźć i zastosować. Wiedza, z której nikt nie korzysta, jest warta tyle, co nic. Szkoda papieru albo zasobów dyskowych.
Reasumując: mamy 4 kluczowe ścieżki transferu wiedzy:
- komunikacja (wiedza Tacit);
- przechwytywanie (wiedza Explicit);
- synteza (wiedza Explicit);
- upowszechnianie (wiedza Explicit);
Na każdej ścieżce mogą być przeszkody, które zablokują przepływ wiedzy.
Potrzebny jest System Zarządzania Wiedzą (KM Framework), który to uporządkuje.
