System Zarządzania Wiedzą to indywidualnie krojona kapota. Nie ma jednego rozwiązania, pasującego do wszystkich. Nie da się kupić systemu Zarządzania Wiedzą „z półki”. Każda firma ma swoje procesy, swoją technologię, swoich pracowników i wreszcie swoją kulturę organizacyjną. Paradoksem jest więc może, że w choć system jest zawsze indywidualny, to problemy z przepływem wiedzy w organizacjach są często typowe.
Poniżej wypisałam kilka przykładów takich problemów i możliwe rozwiązania. I choć rozwiązanie jest proponowane jedno, to już jego implementacja będzie już indywidualna. A oto te problemy:
Problem nr 1:
Różne jednostki w organizacji (zespoły, oddziały, piony…) wykonują te same zadania z różną efektywnością. Innymi słowy – każda jednostka ma swoje własne, indywidualne praktyki, jedne lepsze, drugie gorsze. Czy nie lepiej korzystać wszędzie z tych najlepszych?
Możliwe rozwiązanie: Identyfikowanie i rozpowszechnianie najlepszych praktyk (Best Practice)pozwoli poprawić wyniki słabszych zespołów.
Problem nr 2:
Pracownicy nie są w stanie znaleźć potrzebnej wiedzy kiedy jej potrzebują. Może nie wiedzą jak ją znaleźć, albo w ogóle nie wiedzą, że taka wiedza już w firmie jest, albo nie chcą pytać, bo to może sugerować, że sami nie wiedzą, albo nie chcą komuś przeszkadzać w pracy. W efekcie albo posługują się niekompletnymi informacjami albo powielają pracę już zrobioną. Tak źle i tak niedobrze.
Możliwe rozwiązanie: Sformalizowany system zarządzania posiadanymi zasobami (Framework) skróci czas poszukiwania potrzebnej wiedzy lub wręcz go umożliwi.
Problem nr 3:
W różnych miejscach organizacji powtarza się te same błędy. Ciągle i ciagle. Rzeczą ludzką jest niechęć do chwalenia się swoimi porażkami, rzeczą organizacji jest ich identyfiakcja i wyciaganie wniosków. Nie mylić z polowaniem na czarownice, bo to zabije dzielenie się wiedzą.
Możliwe rozwiązanie: Zaimplementowanie Procesu Lessons Learned pozwoli organizacji uczyć się na własnych doświadczeniach po to, aby doskonalić procesy.
Problem nr 4:
Nie identyfikuje się w organizacji ludzi, którzy mają istotną wiedzę lub też nie przejmuje się systematycznie ich wiedzy. W efekcie kiedy odchodzi kluczowy pracownik, jego wiedza odchodzi razem z nim, a w organizacji powstaje luka kompetencyjna, którą trzeba uzupełnić, mniejszym czy większym kosztem.
Możliwe rozwiązanie: Retencja wiedzy jest dobrze udokumentowanym procesem Zarządzania Wiedzą, pozwalającym na przechwycenie wiedzy od odchodzących pracowników.
