To historia, który znalazłam na blogu Nancy Dixon. Przykład dotyczy firmy ProQuest, zajmującej się gromadzeniem i udostępnianiem informacji, a konkretnie jednego z jej działów – ProQuest Research Solutions. Zespół produktowy składa się z 30 osób – programistów, analityków, projektantów, menadżerów – podzielonych na 3 podzespoły. Członkowie tych 3 zespołów są rozproszeni po świecie i jest pewną sztuką sprawienie, aby zespół umiał ze sobą współpracować.
ProQuest Research Solutions rozwiązał ten problem w sposób następujący: trzy razy do roku są organizowane 3-dniowe spotkania całego zespołu. Nazywają je „Summits”. Struktura tych spotkań jest mocno sformalizowana.
Planowanie
„Summit” rozpoczyna się procesem szczegółowego planowania. Bierze w tym udział cały zespół. Każdy może zaproponować temat na który chciałby podyskutować. Lista tematów jest tworzona wspólnie. Potem jest ustalane miejsce i termin spotkanie – to również jest uzgadniane ze wszystkimi. „Summit” nie powinien kolidować z innymi zadaniami.
Sesja
Każda sesja ma swojego facylitatora i lidera. Facylitator to osoba, której zadaniem jest pilnowanie, aby dyskusja szła w odpowiednim kierunku (sesja ma swoje cele i zdefiniowane pytania, na które szuka odpowiedzi) i aby wszyscy uczestnicy mieli swój udział w wygenerowanych propozycjach. Przed sesją facylitator i lider przygotowują listę pytań i zbierają potrzebne dane, które mogą być potrzebne uczestnikom w trakcie dyskusji. Nie opracowują żadnych wstępnych rozwiązań.
Whiteboarding
Słowo „whiteboarding”, pochodzące od rzeczownika „whiteboard” czyli „biała tablica” jest tu użyte jako czasownik. Tablica jest narzędziem współpracy. Zapisuje się na niej problemy, wątki, relacje między nimi, proponowane akcje, priorytety etc. To żywy i dynamiczny proces. Każdy może podejść z gąbką i zetrzeć, to co inni napisali (a za chwilę ktoś inny może wnieść swoje poprawki). Dyskusje prowadzone przy tym pozwalają zrozumieć, co inni myślą. Koncepcja, która powstaje jest tworzona kolektywnie. W efekcie wszyscy uczestnicy staja się twórcami rozwiązania i każdy czuje się odpowiedzialny za ostateczny wynik.
W czasie każdej sesji jest generowanych 6-10 koncepcji. Czasem trzeba je pogrupować, czasem ustawić priorytety.
Upowszechnienie
Po południu wszyscy uczestnicy spotykają się na wspólnej sesji. Facylitatorzy demonstrują problemy nad jakimi pracowali i jak je rozwiązali. Wystąpienia są króciutkie, ograniczone do 2 minut. To daje czas jedynie na przedstawienie problemu, proponowanej akcji i krótkiego uzasadnienia. No i nie pozwala na zanudzanie uczestników, jakby nie było zmęczonych też swoją poprzedzającą sesją.
Te spotkania przynoszą naprawdę dobre efekty. Dlaczego? Znajdź różnice pomiędzy pierwszym i drugim modelem.
