To, czego oczekuje od pracowników kadra zarządzająca jest kluczowe dla rezultatów firmy.
Dlatego w strukturze Zarządzania Wiedzą (Framework) znalazł się parametr Governance. Bez niego są nikłe szanse na sukces.
Samo słowo „Governance” można przetłumaczyć jako „rządzenie, zarządzanie, ład, nadzór …”.
W kontekście Zarządzania Wiedzą, Governance jest działaniem, które ustala w organizacji pewne obowiązujące wzorce postępowania. Bardziej rządzenie, niż zarządzanie i bardziej nadzór niż ład.
To jednoznaczny przekaz ze strony kierownictwa, jakie zachowania są zgodne z polityką firmy, a jakie nie.
Co się składa na Governance w Zarządzaniu Wiedzą? To trzy elementy:
- Oczekiwania
- Mierniki
- Wsparcie
Oczekiwania
Oczekiwania to wyraźny przekaz dla pracowników, jakie zachowania są akceptowalne w firmie, a jakie nie, w jaki sposób należy postępować z wiedzą. Pracownik na każdym szczeblu powinien jasno wiedzieć, czego się od niego oczekuje. Czy – przystępując do projektu – powinien określić jakiej wiedzy zespół będzie potrzebował i sprawdzić, czy ta wiedza jest w firmie? Czy na zakończenie projektu powinien przeprowadzić Retrospekcję, żeby podsumować doświadczenia i zidentyfikować nową wiedzę, która się pojawiła w trakcie projektu? Czy tylko powinno się to robić po zakończeniu dużych projektów? Co to oznacza w praktyce?
Na przykład:
Czy każdy projekt powinien przeprowadzać Retrospekcję czy tylko duże projekty?
Jak często powinno być przeprowadzane After Action Review?
Czy Peer Assist jest obowiązkowe czy jedynie opcjonalne?
W jaki sposób zatrzymuje się wiedzę w organizacji, kiedy odchodzi kluczowy pracownik? I czy w ogóle się zatrzymuje?
Dobrą analogią są pieniądze organizacji – tutaj jest jasno ustalone, w jaki sposób należy postępować. Ktoś za nie odpowiada, wydatki są prowadzone zgodnie z określonymi procedurami, itd.
Oczekiwania obejmują przypisanie do kogoś prawa własności do kluczowej wiedzy i określenie odpowiedzialności za nią, zgodnie ze określonymi standardami firmy. Standardy te powinny zostać spisane i konsekwentnie egzekwowane.
Odpowiedzi na takie pytania powinny znajdować się w wewnętrznych zasadach Zarządzania Wiedzą. Dla różnych części organizacji standardy mogą być różne, ale zawsze muszą być jednoznacznie określone.
Zasady te nie mogą być w konflikcie z innymi oczekiwaniami organizacji. Dla przykładu, nie ma sensu, oczekiwać współpracy pomiędzy jednostkami organizacyjnymi i jednocześnie nagradzać wewnętrzną konkurencję poprzez sponsorowanie „nagrody dla najlepszego zespołu”.
Mierniki
Drugim elementem wchodzącym w skład Governance jest pomiar procesu stosowania systemu Zarządzania Wiedzą zgodnie z oczekiwaniami oraz system nagród i sankcji oparty na miernikach. Ci, którzy wywiązują się ze swoich obowiązków w obszarze zarządzania wiedzą organizacji, a co potwierdzają mierniki, są wynagradzani. Ci, których działania nie są zgodne z oczekiwaniami ponoszą tego konsekwencje. Choć trzeba uważać za co się wynagradza. Jeśli wprowadzi się nagrodę za ilość wpisów w wewnętrznym systemie, to można oczekiwać, że lawinowo przybędzie trywialnych, nic nie znaczących wpisów w systemie. Może więc będzie lepiej wynagradzać jeśli ktoś zaproponował jekieś rozwiązanie, a kto inny z niego skorzystał (ale już mi mój pokrętny umysł podpowiada, jak to obejść. Homo sum…).
Trzeba wprowadzać ostrożnie, często motodą prób i błędów.
Ale najważniejsze – Zarządzanie Wiedzą nie może być opcją do wyboru, bo jeśli będzie opcjonalne, to zawsze przegra z bieżącymi zadaniami.
Więcej o miernikach: Mierniki Zarządzania Wiedzą
Wsparcie
Szkolenia, coaching, mentoring, a także źródła referencyjne, elearning, dostęp do zasobów wysokiej jakości. Wymogi muszą iść w parze z możliwościami wywiązania się z obowiązków.
A nagroda dla organizacji? No na przykład:
