Zarządzanie Wiedzą organizacji jest jak zarządzanie jej finansami. W każdej firmie z pewnością:
- jest jednoznacznie ustalone kto i za co odpowiada jeśli chodzi o pieniądze firmy.
To Role. To np. księgowi, dysponenci części budżetu (na przykład kierownicy projektów), audytorzy. - są jasno określone procedury finansowe, które określają jak postępować z powierzonymi środkami finansowymi.
To Procesy. To np. budżetowanie, śledzenie kosztów, raportowanie, itd. Każdy, kogo praca niesie odpowiedzialność finansową.
- są wdrożone systemy finansowe, wspomagające zarządzanie finansami przedsiębiorstwa. Proste albo skomplikowane, ale są.
To Technologia. - znane są oczekiwania kierownictwa – pracownik wie, że nie może swobodnie dysponować firmową kasą; nie może po prostu wziąć, ile mu potrzeba. Oczekuje się od niego, że będzie przestrzegał wewnętrznych zasad, które mówią co możesz, a czego nie możesz zrobić z pieniędzmi firmy.
To Governance.
Wszyscy rozumieją, że pieniądze nie mogą leżeć rozrzucone po kątach, nie można o nich zapomnieć. Kara byłaby natychmiastowa – np. ściągnięcie z najbliższego wynagrodzenia. A też każdy, kto odchodzi musi się też rozliczyć, pod taką samą karą.
A wiedza? Jak jest z wiedzą? Tu kara za niedopilnowanie zasobu nie jest natychmiastowa, a często w ogóle jej nie ma. Trudno zrozumieć, bo przecież wiedza wprost przekłada się na rezultaty. Dzięki niej firma ma lepsze wyniki, mniejsze koszty, większe zyski (Jak zmniejszyć koszt zadań powtarzalnych?). Jest takim samym zasobem, jak pieniądze i organizacja powinna się troszczyć o swoją wiedzę tak samo, jak o pieniądze.
Wiedzą należy zarządzać, tak jak pieniędzmi organizacji. Tu też powinny zostać przypisane Role, Procesy, Technologia i Governance.
Role – każdy powinien wiedzieć, jaka jest jego rola i jaka odpowiedzialność za wiedzę zespołu, pionu, departamentu czy całej firmy. Powiedzmy, że w wyniku pracy jakiś zespół zdobył nowe doświadczenie – lepszy sposób na zrobienie czegoś lub bolesną nauczkę, która pozwala w przyszłości unknąć złego kroku. To nowa wiedza i ta wiedza nie powinna zamykać się w ramach zespołu, bo to jest własność całej organizacji. Ktoś powinien mieć przypisaną odpowiedzialność za to, żeby ta wiedza stała się dostępna dla innych – Rolę.
Procesy – procedury, które mówią jak postępować z wiedzą powinny być włączone do rutynowych praktyk organizacyjnych; jako przykładowe można wskazać następujące zasady:
Zasada nr 1: Przed rozpoczęciem zadania należy zrobić budżet wiedzy, tak jak robi się budżet finansowy – jaka wiedza jest potrzebna do wykonania zadania, czy ją posiadamy, jak uzupełnić to, czego nie wiemy? Tak, aby przystępować do zadania z pełną wiedzą, która jest potrzebna do jego zrobienia. Nikt przecież nie przystępuje do wykonania zadania, przed oszacowaniem kosztów i uzyskaniem finansowania.
Zasada nr 2: W trakcie wykonywania zadania należy śledzić przepływ wiedzy tak, aby nowa wiedza mogła być przechwycona, współdzielona i wykorzystywana kolejnych zadaniach. Jak? Są określone i jasno zdefiniowane procesy, które to umożliwiają.
Technologia – może być prosta, może być skomplikowana, ale każdy powinien mieć dostęp do technologii, która pozwala odszukać potrzebną wiedzę, współdzielić wiedzą, komunikować się z innymi, przechowywać nową wiedzę
Oczekiwania Kierownictwa – ludzie muszą wiedzieć, że wiedza jest ważna, że trzeba o nią dbać. Jeśli ludzie nie wiedzą jakie jest oczekiwanie Kierownictwa, to nie będą się zajmować wiedzą organizacji. No i tu jest najsłabsze ogniwo.
Czytaj więcej: Struktura Zarządzania Wiedzą (Framework)
